退職願の書き方

退職願の書き方について

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転職対策室 第4回 退職願の書き方

「退職願」とは?

退職を決意したら、まず準備しなければならないのが「退職願」です。 「退職願」の書き方や提出方法については、いくつかのルールがありますので、 手順とポイントを押さえて、しっかりと準備しましょう。

ただ、「退職願」を提出するだけで、退職の手続きが完了するわけではありません。 円満退社するためには、今の会社にうまく退職の意思を伝え、トラブルなく引継ぎをする必要があります。 最後まで気を抜かず、気持ち良く次の一歩を踏み出せるようにしましょう。

「退職願」は会社に退職の意思を伝える書類です。読んで字のごとく、退職したいと依頼するもので、 会社と話し合いを行なった後、合意が得られれば辞めることができます。 つまり、提出したからといっても、受理されてない段階では、退職が決定したことにはなりませんので注意しましょう。

「退職願」と「退職届」の違い

「退職願」と言えば、よく似ているものに「退職届」がありますが、 「退職願」と「退職届」は、似て非なるものです。「退職願」が退職の意思を伝える書類なのに対して、 「退職届」は最終的な意思の通告として使用されます。退職願が聞き入れられない場合や、既に退職の期日が決まっている場合は、退職届に2週間以上先の退職日を明記して提出すれば、法的な効力があります。

また「退職願」は、受理されても、本人に退職を承諾したことが伝えられるまでは取り下げることができるのに対して、「退職届」は、撤回したいと言っても覆すことができません。

「退職願」を提出する

退職する決意が固まったら「退職願」もしくは「退職届」を提出します。その際、どちらの形式で書類を提出するにせよ退職日を明記するようにしましょう。

また、会社によっては退職願(届)の書式が決まっているところもありますので、事前に確認した上で書類を作成し、提出するようにしましょう。

「退職願」の書き方

会社指定の書式などがある場合は、それを用いますが、特に無い場合は自分で準備し作成します。 黒の万年筆やボールペンを使って、市販の白無地の便せんに、手書き、縦書きで、丁寧に書きましょう。

※1 書き出しは、行の一番下から始めます。「私事」ではなく「私は」「私議」でもOKです。
※2 理由については「一身上の都合により」とします。具体的理由を書く必要はありません。
※3 日付は、退職願を書いた日ではなく、退職願を提出する日を書きます。
※4 自分の正式な所属部課名と名前を書き、捺印も忘れずに。
※5 宛名は、会社の最高責任者、つまり、社長名を書きます。社長の名前は、自分の名前より上になるようにバランスを取って書きます。

退職願を書きあげたら、市販の白無地の封筒に入れて提出します。 封筒には、表に「退職願」と書き、裏には、自分の部署名と名前を記入します。

「退職願」を提出する時期

民法の規定では、退職を申し出てから2週間経過すれば辞められることになっていますが、 通常は、会社の就業規則にのっとって「退職願」の提出時期を決めます。 就業規則には、多くの場合、希望退職日の1カ月前までに提出するよう定められています。 引き継ぎなどを含めて、退職までのスケジュールを考慮すると、 退職希望日の2か月くらい前に、口頭で、上司に退職の意思を伝えるのが望ましいでしょう。 そのうえで、上司と相談して「退職願」を提出する時期を決めます。

転職先が決まっている場合は、現在の会社にも転職先にも迷惑をかけないよう、 双方に相談しながら、調整しましょう。

「退職願」の提出方法

「退職願」の宛名は社長ですが、提出する相手は直属の上司です。 直属の上司に報告する前に他の人に話したりすると、同僚を動揺させたり、直属の上司の顔をつぶしてしまう可能性があります。不要なトラブルを避けるためにも十分に注意しましょう。 まずは直属の上司に、「相談があるのですが」などと持ちかけて、2人きりの場で直接手渡しするのがルールです。

その際、退職理由を聞かれたら「転職が決まった」「独立する」など、前向きな理由を答えましょう。 たとえ今の会社に不満があって辞めるにしても、会社への文句や批判を口にしてはいけません。 逆に、"待遇を改善するから"などと引き留められる事にもなりかねませんので注意しましょう。

もし引き留めにあった場合も、辞意を表明した以上、強い意志で退職交渉した方が良いでしょう。 退職の意思が弱い段階で話をすると、気持ちが揺らいでしまうこともあります。 引き留められない為にも、退職の際は、意志が固いことを充分に確認してから行動することが大切です。

退職までにやるべき事

「退職願」が受理されて、退職が決定したら、業務の引継ぎに入ります。 後任者の状況も考慮しながら、余裕を持ったスケジュールで進めるようにしましょう。 引き継ぎの方法としては、後任者の手を煩わせないように、また、漏れなく引き継ぎをするために、 業務の流れやマニュアルなどを文書やファイルにして渡すのがベストです。 退職した後に、質問や確認の連絡などが来ないよう細かい点まで明記しておきましょう。

ある程度引き継ぎが済んだら、 営業などの場合は、後任者と一緒に、取引先へ退職と引継ぎの挨拶をして回ります。

並行して、デスクやロッカーなどの私物の整理を行い、 会社へ返却すべきものも整理しておきましょう。

また、有給休暇の残日数も確認し、消化できるよう調整しましょう。

一通り済んだら、お世話になった方に挨拶状などを送ると良いでしょう。

早めに次のアクションを起こす

退職後、転職を希望する人は、なるべく早く次のアクションを起こしましょう。 転職は、退社後早めに動いた方が成功率が高く、逆に、ブランクの期間が長いほど不利になります。

転職先が決まっていればベストですが、決まっていない場合も、 少なくとも在職中に転職活動を開始しておきましょう。 なかには、在職中は忙しくて、転職活動などできないという人もいると思います。

そういう場合は、転職サイトが便利です。 会員登録すれば、求人情報の検索や応募ができたり、スカウトが受けられるなど、 在職中でも、転職に関する様々なサポートを受けることができます。 また、より確実に転職を成功させたい場合は人材紹介会社を活用しましょう。転職のプロであるキャリアコンサルタントがキャリアプランにマッチした求人を紹介してくれるだけではなく、職務経歴書の書き方や面接対策まで無料で支援してくれます。また、転職サイトに掲載されなていない非公開求人が豊富な点も大きな魅力です。

転職は、単に仕事や会社が変わるだけでなく、自分の人生を見つめ直す良い機会でもあります。 悔いが残らないよう、良い転職ができるよう一歩一歩進んでいきましょう。またまた本当に大切なのは会社を退職した時や、転職が決まった時ではありません。実際に新しい職場で仕事をスタートし、その職場になじみ、新しいスタートをしっかり切れた時が本当の成功です。そのためにできる事に一つ一つ取り組み、何か問題があっても、諦めずにすすんでいきましょう!

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